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JGA-Checkliste: der komplette Zeitplan ab T-120
Der exakte Zeitplan, den wir für jedes Event nutzen, von T-120 bis zum großen Tag. Folge ihm und nichts kann schiefgehen.
T-120: das Fundament legen
Erstelle die WhatsApp-Gruppe (ohne den/die Zukünftige(n)!), frage Verfügbarkeiten per Abstimmungstool ab, fixiere das Datum und nenne eine Budget-Spanne. Unsere goldene Regel: Das Datum steht fest, wenn 80% der Gruppe zugesagt haben, nicht vorher.
T-90: die großen Posten buchen
Erst Flüge und Unterkunft — dort steigen die Preise am schnellsten. Dann die Hauptaktivität am Samstag buchen. Jetzt auch die erste Rate der Gemeinschaftskasse einsammeln (50%).
T-30: das Programm finalisieren
Restaurants reservieren (Tische für 10+ sind schnell weg), die zweite Aktivität buchen und Überraschungen vorbereiten: Kostüme, Aufgaben, gemeinsame Playlist. Stornobedingungen jeder Buchung prüfen.
T-7 und der große Tag: Umsetzung
Sende das finale Programm an die Gruppe (ohne dem Ehrengast alles zu verraten), bestätige jede Buchung, ernenne einen Kassenwart und einen offiziellen Fotografen. Am Tag X: Dein einziger Job ist es, dem Plan zu folgen — alles andere ist schon erledigt.