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JGA-Checkliste: der komplette Zeitplan ab T-120
Der exakte Zeitplan, den wir für jedes Event nutzen, von T-120 bis zum großen Tag. Folge ihm und nichts kann schiefgehen.
T-120: das Fundament legen
Erstelle die WhatsApp-Gruppe (ohne den/die Zukünftige(n)!), frage Verfügbarkeiten per Abstimmungstool ab, fixiere das Datum und nenne eine Budget-Spanne. Unsere goldene Regel: Das Datum steht fest, wenn 80% der Gruppe zugesagt haben, nicht vorher.
T-90: die großen Posten buchen
Erst Flüge und Unterkunft, dort steigen die Preise am schnellsten. Dann die Hauptaktivität am Samstag buchen. Jetzt auch die erste Rate der Gemeinschaftskasse einsammeln (50%).
Aktivität finden
Die JGA-Aktivitäten, getestet und geliebt von unseren Gruppen: Bootsparty, Bar-Tour, Kart, Bier-Spa und mehr, online buchbar mit kostenloser Stornierung.
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T-30: das Programm finalisieren
Restaurants reservieren (Tische für 10+ sind schnell weg), die zweite Aktivität buchen und Überraschungen vorbereiten: Kostüme, Aufgaben, gemeinsame Playlist. Stornobedingungen jeder Buchung prüfen.
T-7 und der große Tag: Umsetzung
Sende das finale Programm an die Gruppe (ohne dem Ehrengast alles zu verraten), bestätige jede Buchung, ernenne einen Kassenwart und einen offiziellen Fotografen. Am Tag X: Dein einziger Job ist es, dem Plan zu folgen, alles andere ist schon erledigt.
Wer macht was: Trauzeuge, Freunde und Brautjungfern
Ein gelungener JGA beruht auf einer einfachen Regel: ein einziger Dirigent (der Trauzeuge oder Organisator), unterstützt von 2 oder 3 Personen, die je einen Bereich verantworten (Unterkunft, Aktivitäten, Überraschungen). Darüber hinaus stocken Entscheidungen. Zentralisiert alles in einem geteilten Dokument und einem einzigen Zahlungstool, um Doppelungen und Lücken zu vermeiden.
Die ideale Gruppengröße und das anzukündigende Budget
Die ideale Gruppe liegt zwischen 8 und 14 Personen: genug, um eine Aktivität zu privatisieren, ohne unhandlich zu werden. Kündigt von Anfang an eine Budgetspanne an (z. B. 200-300 €/Person ohne Transport), um niemanden zu verlieren, und sammelt 110% über eine Online-Kasse, Überraschungen kommen immer.
Häufige Fragen
Wie früh sollte man einen JGA organisieren?
Beginnt 3-4 Monate vorher (T-120): legt das Datum fest, bucht dann Flüge, Unterkunft und Hauptaktivität bei T-90 und finalisiert das Programm bei T-30. Dieses Timing sichert die besten Preise und die Samstagsverfügbarkeit.
Wer sollte ihn organisieren?
Der Trauzeuge oder ein bestimmter Organisator, unterstützt von 2-3 Personen, die je einen Bereich verantworten (Unterkunft, Aktivitäten, Überraschungen). Ein einziger Dirigent, damit Entscheidungen nicht stocken.
Welches Budget sollte man ankündigen?
Kündigt von Anfang an eine Spanne an (z. B. 200-300 €/Person ohne Transport), um niemanden zu verlieren, und sammelt 110% der Summe über eine Online-Kasse, um Überraschungen abzufedern.
Was ist die ideale Gruppengröße?
Zwischen 8 und 14 Personen: genug, um eine Aktivität oder einen Clubtisch zu privatisieren, ohne unhandlich zu werden. Über 14 plant Untergruppen für Entscheidungen.
Was tun in der Woche des Events?
Schickt das finale Programm (Überraschungen vor dem Ehrengast geheim halten), bestätigt jede Buchung, ernennt einen Kassenwart und einen Fotografen. Am Tag bleibt nur, dem Plan zu folgen.
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