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Checklist EVG/EVJF : le rétroplanning complet à J-120
Le planning exact que nous utilisons pour chaque événement, de J-120 au jour J. Suivez-le et rien ne peut mal tourner.
J-120 : poser les fondations
Créez le groupe WhatsApp (sans le/la futur(e) marié(e) !), sondez les disponibilités avec un outil de vote, fixez la date et annoncez une fourchette de budget. Notre règle d'or : la date est verrouillée quand 80 % du groupe a confirmé, pas avant.
J-90 : réserver les gros postes
Vols et hébergement d'abord, c'est là que les prix grimpent le plus vite. Réservez ensuite l'activité phare du samedi. À ce stade, encaissez le premier versement de la cagnotte (50 %).
Trouver une activité
Les activités EVG et EVJF testées et adorées par nos groupes : boat party, tournée des bars, karting, beer spa et plus, à réserver en ligne.
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J-30 : finaliser le programme
Réservez les restaurants (les tables de 10+ partent vite), la deuxième activité et préparez les surprises : déguisements, gages, playlist collaborative. Vérifiez les conditions d’annulation de chaque réservation.
J-7 et jour J : exécution
Envoyez le programme final au groupe (sans tout révéler au/à la futur(e) marié(e)), confirmez chaque réservation, désignez un trésorier et un photographe officiel. Le jour J : votre seul travail est de suivre le planning, tout le reste est déjà fait.
Qui organise quoi : témoin, garçons et demoiselles d'honneur
Un EVG ou un EVJF réussi tient à une règle simple : un seul chef d'orchestre (le témoin ou l'organisateur), épaulé par 2 ou 3 personnes responsables chacune d'un poste (hébergement, activités, surprises). Au-delà, les décisions s'enlisent. Centralisez tout sur un document partagé et un seul outil de paiement pour éviter les doublons et les oublis.
La taille de groupe idéale et le budget à annoncer
Le groupe idéal tourne entre 8 et 14 personnes : assez pour privatiser une activité, sans devenir ingérable. Annoncez une fourchette de budget dès le départ (ex. 200-300 €/personne hors transport) pour ne pas perdre de participants en route, et collectez 110 % via une cagnotte en ligne, les imprévus arrivent toujours.
Questions fréquentes
Combien de temps à l'avance organiser un EVG ou un EVJF ?
Lancez l'organisation 3 à 4 mois avant (J-120) : verrouillage de la date, puis vols, hébergement et activité phare à J-90, finalisation du programme à J-30. C'est le délai qui garantit les meilleurs prix et les disponibilités du samedi.
Qui doit organiser l'EVG ou l'EVJF ?
Le témoin ou un organisateur désigné, épaulé par 2 ou 3 personnes responsables chacune d'un poste (hébergement, activités, surprises). Un seul chef d'orchestre, pour éviter que les décisions s'enlisent.
Quel budget annoncer au groupe ?
Annoncez une fourchette dès le départ (ex. 200-300 €/personne hors transport) pour ne perdre personne en route, et collectez 110 % du total via une cagnotte en ligne pour absorber les imprévus.
Quelle est la taille de groupe idéale ?
Entre 8 et 14 personnes : assez pour privatiser une activité ou une table en club, sans devenir ingérable. Au-delà de 14, prévoyez des sous-groupes pour les décisions.
Que faire la semaine du jour J ?
Envoyez le programme final (en gardant les surprises pour le/la futur(e) marié(e)), confirmez chaque réservation, désignez un trésorier et un photographe. Le jour J, il ne reste qu'à suivre le planning.
Organiser le reste du séjour
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